Fiche technique n°6.1 – Financement : de la stratégie à l’élaboration du budget

Cette fiche aborde l’élaboration d’un budget de financement pour votre projet de solidarité internationale. Vous trouverez des informations sur les différents types de dépenses, ainsi qu’un exemple de matrice de budget.

Définir un budget de cofinancement

Le budget prévisionnel est la photographie financière de votre projet. C'est souvent le premier élément regardé par le bailleur après la synthèse. Il doit être parfaitement cohérent avec le contenu du projet. Aussi nommé « plan de financement initial », celui-ci récapitule dépenses et recettes. Comme son nom l'indique, c'est un document évolutif, qui doit être continuellement revu en fonction de l'avancée du projet et des contacts avec les partenaires. N'oubliez donc pas de le dater.

La construction de votre budget repose sur deux principes simples :

• Utilisation optimale de vos ressources (matérielles, financières, humaines…),
• Équilibre des recettes et des dépenses, et si possible, la supériorité des recettes sur les dépenses pour élargir vos possibilités d'action.

Estimez objectivement vos besoins afin de ne pas minimiser le coût de votre projet au départ. Mieux vaut un plan de financement qui détaille et prévoit tous les postes de dépenses dès le départ, quitte à paraître ambitieux, plutôt qu'une estimation trop légère qui risque de remettre en cause le projet par la suite.

Dans le cadre d'une association, il est préférable de ne pas mêler le budget de fonctionnement courant et les comptes de chaque nouveau projet. Cela vous donnera une vision plus claire de l'affectation des dépenses et facilitera les calculs fiscaux le cas échéant. Certains bailleurs imposent un format de budget, comme par exemple le PRA-OSIM (Programme d'appui aux organisations de solidarité internationale issue de l'immigration). Dans ce cas, il faut bien sûr s'y conformer à la lettre.

Quelques règles de présentation de votre tableau de budget

Les tableaux de budget doivent être lisibles, ce qui implique notamment :

• Certaines lignes budgétaires sont fixées par des pourcentages planchers/plafonds ou forfaitaires. Ces pourcentages doivent être scrupuleusement respectés,
• Utiliser le séparateur de milliers (ex: 10000 -> 10 000)
• Veiller à utiliser la monnaie de référence du bailleur (€, F.CFA, dirhams…), et pensez à indiquer le taux de change au moment du dépôt de dossier,
• Eviter les nombres à virgules (arrondis),
• Expliciter les modes de calcul (ex: 900€ pour les billets d'avion -> 3 * 300€)
• Mettre en avant les contributions du partenaire local (apport en nature, valorisation de temps de travail…),
• Faire apparaître les valorisations (cf. définition plus bas), en les établissant de manière raisonnable,
• Vérifier l'exactitude des totaux,
• Équilibrer dépenses et ressources.  

Elaborer un budget prévisionnel

1. Etablir la liste des dépenses et les chiffrer

Exemple : installation d'un système d'assainissement dans un village de 10 000 m² (les éléments chiffrés ici sont totalement fictifs).

*Il est conseillé d'estimer les divers et imprévus à hauteur de 5% du budget total.
*Prévoir éventuellement 10 % du total obtenu en frais de gestion.

Pour un projet de coopération au développement, environ 75-80% du budget doit réellement être affecté au projet de développement là-bas, d'où l'intérêt de la colonne pourcentage. Cette proportion diminue s'il s'agit d'un projet de type « échange de jeunes ».

2. Classer les dépenses

On distingue trois grands types de dépenses :

• Les dépenses d'investissement sont toutes les dépenses qui augmentent la valeur d'un bien ou sa durée d'utilisation : frais liés à la construction d'édifices durables, gros travaux de remise en état de bâtiments, matériel informatique et logiciels neufs, matériel agricole, équipement mobilier, matériel médical dont le coût unitaire est supérieur à 500€, etc.
• Les dépenses de fonctionnement sont les dépenses liées à la mise en œuvre du projet : frais de transport (fret, billet d'avion et autres transports en commun), hébergement, nourriture, abonnements, électricité, eau, téléphone, petit matériel de bureau, renouvellement de licences informatiques, nouvelles versions de logiciels précédemment acquis, charges de personnel, location de petit matériel de communication, de matériel pédagogique ou de formation, prestations extérieures pour des formations ou du suivi de projet, etc.
• Les dépenses valorisées sont des dépenses qui ne peuvent pas être justifiées par le porteur de projet par une facture acquittée à son nom : dons, apports en nature et mise à disposition d'un local, bénévolat, salaires et coûts liés aux missions des agents publics. Elles doivent apparaître pour le même montant dans la colonne des recettes (dépenses valorisées = recettes valorisées).

3. Prévoir les ressources et les équilibrer

Il faut être réaliste dans les recettes et s'assurer que : total des dépenses = total des recettes. L'élaboration du budget doit être effectuée conjointement avec son partenaire du Sud.

• Dès la conception du projet, il est important de préparer la capacité de prise en charge de l'action à terme par les bénéficiaires. Une activité permettant de faire face aux dépenses de maintenance peut contribuer à la continuité du projet et peut permettre cette implication. La maintenance correspond aux frais de réhabilitation et de remise en état de bâtiments, d'entretien du matériel investi. La maintenance est une charge récurrente dont il est important de prévoir la couverture à terme pour assurer la viabilité financière du projet.
• Ne pas établir un budget-recettes s'appuyant très fortement sur du « en cours » au détriment du « acquis ». En fonction des contacts, n'inscrire « en cours » que pour des sommes en corrélation avec ce qui est réellement espéré.
• Veiller au suivi des demandes, quitte à réactualiser en cours de route le budget prévisionnel.
• Envoyer aux organismes sollicités, les attestations d'engagement (notifications précisant le montant attribué à la structure pour tel projet) des autres partenaires au fur et à mesure de leur obtention.

Présenter le budget prévisionnel

Tous les montants sont exprimés en euros, nombres entiers si possible.

Voici un exemple de budget correspondant au cas concret présenté dans les fiches techniques n°4 et n°5. Le budget ci-dessous est rédigé en euros.

Un dossier type pour accompagner votre demande de financement

Il n’y a pas de présentation universelle, chaque financeur peut exiger ou pas un canevas précis. Toutefois si aucune trame n'est proposée, référez-vous aux rubriques suivantes :

• Page de garde : nom de la structure porteuse du projet, titre, lieu d’intervention (pays/région/ville).
• Fiche de présentation : titre, durée, noms et adresses du porteur et de ses partenaires, mots-clés, montant total du budget. Une carte géographique sera souvent placée en début de document.
• Résumé
• Objectifs (cf. Fiche technique n°5 – Cadre logique)
• Contexte : géographique, administratif, social, économique…
• Historique de l’action : quelles sont les « racines » du projet ?
• Partenaires : sur quelles ressources seront-ils affectés au projet ? Quelles seront leurs missions ? Quelles structures ont été consultées ou impliquées durant la conception du projet ? Quel est le rôle des populations locales ?…
• Descriptif de l’action : en étant vigilant que les activités soient en cohérence avec les objectifs.
• Planning des activités
• Moyens
• Pérennité : montrer comment le projet est viable à long terme, en argumentant sur les aspects techniques, socioculturels et financiers. Comment les acteurs locaux se l’approprieront-ils ? Quelles garanties de viabilité financière ? C’est ici qu’intervient la notion d’après-projet : comment l’action menée sera-t-elle perpétuée ?
• Pilotage : suivi et évaluation.
• Eléments financiers
• Actions prévues en France : communication, sensibilisation, éducation à la citoyenneté et à la solidarité internationale (ECSI)…
• Annexes : ne pas tomber dans le piège du fourre-tout ! On y fait apparaître des documents de construction du projet (enquêtes, cadre logique…), des documents attestant de la réalité de la demande locale et des besoins, des lettres officielles (autorisations, soutiens du maire…), des conventions, protocoles ou attestations, des plans de bâtiments ou d’aménagement, des statuts /rapports moraux et financiers de l'association…